Распоряжение Администрации ПГО от 02.09.2015 № 82-РА

Задачи и функции отдела 

 5. Задачами отдела являются:

  1) организация документооборота, обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности и организация текущего хранения документов в Администрации ПГО;

2) обеспечение подготовки и выпуска правовых актов Главы (Администрации) ПГО, внедрение новых форм и методов работы по правовым актам с использованием передовых информационных технологий;

3) организационное и информационное обеспечение и сопровождение деятельности Главы и Администрации ПГО;

4) организация кадровой политики в Администрации ПГО;

  5) организация контрольной деятельности исполнения поручений Главы ПГО, руководителя аппарата Администрации ПГО, документов, направленных в адрес Главы ПГО, заместителей Главы Администрации ПГО, руководителя аппарата Администрации ПГО;          

6) обеспечение устойчивого функционирования компьютерной и телекоммуникационной инфраструктуры Администрации Полевского городского округа, формирование единой технической политики в области защиты информации в Администрации Полевского городского округа;

7) организация работы по рассмотрению обращений граждан, поступающих в адрес Главы ПГО, заместителей Главы Администрации ПГО, руководителя аппарата Администрации ПГО (далее – обращения граждан) и контроль деятельности в Администрации ПГО по вопросам, связанным с рассмотрением обращений граждан.

6. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

  1) осуществляет экспедиционную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции в Администрации ПГО от организаций и общественных объединений, в том числе юридических лиц;

 2) осуществляет регистрацию документов, занесение информации по движению документов в автоматизированную систему документооборота, рассылку документов и учетно-справочную работу по документам в Администрации ПГО;

3) осуществляет работу по приему, регистрации и передаче информации по СЭД;

4) обеспечивает учет и текущее хранение документов, образующихся в деятельности Отдела;

5) обеспечивает работу по контролю за формированием дел в структурных подразделениях Администрации ПГО в соответствии с номенклатурой дел Администрации ПГО, хранением и передачей документов Администрации ПГО в архивный отдел Администрации ПГО в соответствии с описями дел постоянного срока хранения;

6) составляет описи дел постоянного срока хранения в соответствии с номенклатурой дел Администрации ПГО, комплектованию дел, составлению актов об уничтожении документов, не подлежащих постоянному хранению;

7) организует процесс подготовки, регистрации, рассылки, выпуска и текущего хранения муниципальных правовых актов;

  8) обеспечивает направление правовых актов для официального опубликования в газете "Диалог" и на официальном сайте Администрации ПГО в сети "Интернет" (http://polevsk.midural.ru), если такое опубликование предусмотрено этими актами;

9) осуществляет на основании письменных обращений выдачу заинтересованным организациям, предприятиям, учреждениям, должностным лицам и гражданам заверенных копий муниципальных правовых актов;

10) ведет информационную базу принятых муниципальных правовых актов;

          11) обеспечивает представление в установленном порядке сведений о нормативных правовых актах Главы ПГО, Администрации ПГО:

          в Правительство Свердловской области для включения в регистр нормативных правовых актов Свердловской области;

          в прокуратуру города Полевского;

12) осуществляет подготовку и организационное сопровождение проведения:

оперативных совещаний с заместителями Главы Администрации ПГО с участием Главы ПГО;

расширенного аппаратного совещания при Главе ПГО;

Консультативного совета по взаимодействию с национальными и религиозными общественными объединениями при Главе ПГО;

комиссии по противодействию коррупции при Главе ПГО;

  комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих органа местного самоуправления Администрация ПГО и урегулированию конфликта интересов;

комиссии по назначению и выплате пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности муниципальной службы в Полевском городском округе, и установлению стажа муниципальной службы;

комиссии по наградам Администрации ПГО;

комиссии по аттестации муниципальных служащих;

постоянно действующей экспертной комиссии Администрации ПГО;

рабочей группы по мониторингу качества и доступности предоставления муниципальных услуг на территории ПГО;

других совещаний (заседаний) при Главе ПГО в пределах компетенции отдела по поручению Главы ПГО  (или руководителя аппарата Администрации ПГО)  и  (или)  в соответствии с правовыми актами Главы ПГО; 

13) осуществляет подготовку протоколов расширенных аппаратных совещаний при Главе ПГО, оперативных совещаний Главы ПГО с заместителями Главы Администрации ПГО, комиссий, рабочих совещаний, рабочих групп по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

14) формирует:

планы работы Администрации ПГО на неделю, квартал, год;

план проведения расширенных аппаратных совещаний при Главе ПГО;

перечень вопросов для рассмотрения на расширенных аппаратных совещаниях при Главе ПГО;

перечень основных мероприятий, проводимых на территории Полевского городского округа, на месяц, на неделю (для представления в органы государственной власти Свердловской области и др.);

15) осуществляет мониторинг и контроль выполнения плана работы Администрации ПГО;

16) осуществляет подготовку базы данных по предприятиям, учреждениям, организациям, расположенным на территории Полевского городского округа, телефонного справочника Администрации ПГО (правильное наименование, ФИО и наименование должности руководителя, контактные телефоны и адрес), информирование сотрудников Администрации ПГО об изменениях;

  17) подготавливает (по поручению Главы ПГО, руководителя аппарата Администрации ПГО) информационные, аналитические и презентационные материалы, а также тексты выступлений, докладов к совещаниям и другим мероприятиям с участием Главы ПГО, руководителя аппарата Администрации ПГО в пределах своей компетенции;

  18) осуществляет мониторинг выполнения отдельных поручений Главы ПГО, постановлений Главы (Администрации) ПГО, протоколов Правительства СО и Губернатора СО, направленных в адрес Главы ПГО;

 19) участвует в подготовке и проведении Дней исполнительных органов государственной власти Свердловской области в Полевском городском округе;

20) участвует в мониторинге социально-экономической и общественно-политической ситуации в Полевском городском округе и осуществляет организацию работы и подготовку Паспорта Полевского городского округа;

  21) принимает участие в планировании, организации и проведении мероприятий под руководством и с участием Главы Полевского городского округа;

  22) организует работу приемной Главы Полевского городского округа (организация рабочих встреч Главы ПГО, прием посетителей, телефонные переговоры, поддержание в актуальном состоянии информационно-справочных баз данных, обеспечение порядка в приемной);

23) организует материально-техническое обеспечение деятельности Главы Полевского городского округа (Администрации ПГО);

24) участвует в деятельности по подготовке и проведению выборов на территории Полевского городского округа;

25) участвует в организации и проведении мероприятий, направленных на противодействие проявления коррупционных действий;

 26) организует учет и работу с документами Администрации Полевского городского округа ПГО, содержащими информацию ограниченного распространения и государственной тайны;

27) участвует в организации обучения по программам переподготовки должностных лиц, муниципальных служащих органов местного самоуправления Полевского городского округа и дополнительного профессионального образования;

 28) обеспечивает подготовку информации о реализации федерального законодательства и законодательства Свердловской области по запросам органов государственной власти Свердловской области в рамках компетенции Отдела;

 29) участвует в мероприятиях, направленных на совершенствование работы органов местного самоуправления по предупреждению межнациональных конфликтов, обобщает информацию о состоянии межнациональных отношений в округе;

 30) обеспечивает функционирование автоматизированных рабочих мест муниципальных служащих и технических специалистов согласно утвержденным планам и заявкам;

 31) осуществляет подготовку технического задания на закупку услуг и оборудования для функционирования автоматизированных рабочих мест и информационных систем для нужд Администрации Полевского городского округа;

 32) организует техническое сопровождение проведения сеансов видео-конференц-связи;

33) обеспечивает функционирование сетевого оборудования, администрирование локальной вычислительной сети Администрации ПГО;

34) организует работу по обеспечению информационной безопасности информационных систем и информационно-телекоммуникационной инфраструктуры путем регулярного мониторинга сетевой активности пользователей Администрации ПГО, а также организует и проводит мероприятия по устранению нештатных ситуаций или чрезвычайных происшествий, возникающих в области защиты информации;

35) организует и проводит работы по техническому обслуживанию шифровальных (криптографических) средств и средств антивирусной защиты;

36) осуществляет прием и регистрацию обращений граждан в программе с последующим формированием и поддержанием в актуальном состоянии дел по обращениям граждан;

37) организует работу по личному приему граждан в Администрации ПГО;

38) обеспечивает прием и консультирование граждан по телефону;

39) анализирует и обобщает информацию о количестве обращений граждан, тематике вопросов, которые граждане ставят в письменных обращениях и на личном приеме, и результатах рассмотрения обращений граждан; составляет соответствующие статистические и аналитические отчеты;

40) осуществляет работу по выдаче справок-выписок из домовой книги жителям частного сектора;

41) осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Администрации ПГО, органами местного самоуправления муниципальными учреждениями Полевского городского округа по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

42) оказывает консультативную и методическую помощь, проводит методическую работу, разрабатывает информационно-справочные и методические материалы, по организации направлений работы, входящих в компетенцию Отдела;

43) организует и проводит проверки, иные контрольные мероприятия по направлениям работы, входящим в компетенцию Отдела;

44) обеспечивает работу системы "Телефон доверия" по фактам коррупционной направленности в ПГО.