Следить за новостями:

RSS

Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел

  От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

- архивные документы федеральных органов государственной власти, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения — 15 лет;

- архивные документы органов государственной власти Свердловской области, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения — 10 лет;

- архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского подчинения — 5 лет;

- кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы — не более 3 лет со времени изготовления;

- фотодокументы — 3 года.

В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется решением ЭПК Управления архивами Свердловской области.

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается Главой Полевского городского округа по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архивные документы принимаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния и проверка комплектности учетных документов.

Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в архивный отдел по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу — по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения — по сдаточным описям.

Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

 

Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК Управления архивами Свердловской области по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

 

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) — негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы — оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов — монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов — аннотация; для фонодокументов — сопроводительная документация; для видеодокументов — акты технического состояния.

 

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

 

При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

 

Примерный перечень документов,

подлежащих передаче в архив при ликвидации предприятия

 

1.Распорядительная деятельность

1.1.Руководство

- Решения общих собраний трудового коллектива, акционеров, совета директоров

- Приказы, распоряжения директора по основной деятельности

 

1.2. Организация управления

- Устав, изменения и дополнения к нему

- Учредительный договор, изменения и дополнения к нему

- Свидетельство о регистрации организации

- Лицензии, квоты

- Штатное расписание

- Акт о ликвидации организации

- Приемо-сдаточные, передаточные акты

- Документы (обзоры, исторические справки, газетные и журнальные статьи, заметки и др.) по истории организации

- Положения о распределении акций, о долевой собственности

- Реестр акционеров, список пайщиков

- Лицевые счета, карточки акционеров, свидетельства о внесении паев, листы-подтверждения о доле в стоимости имущества товарищества

- Журнал учета акционеров

- Дело приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы, устав, план, баланс, акты, свидетельства, реестр, список акционеров, проспект эмиссий и др.)

 

2.Правовое обеспечение деятельности

- Копии нотариальных документов (о правах собственности)

 

3.Учет – отчетность

- Годовой бухгалтерский отчет предприятия

- Лицевые счета работников

 

4.Трудовые отношения

- Годовые отчеты: по труду, о численности работников, их трудоустройстве, перемещении

- Организация труда

- Положение об организации труда, разработанное организацией

- Перечни профессий, применяемые в организации

- Коллективный договор

 

5.Нормирование труда, тарификация, оплата труда

- Тарифно-квалификационные справочники, сетки, разработанные организацией

- Положение об оплате труда, премировании

 

6.Охрана труда

- Акты об авариях и несчастных случаях

- Документы о расследовании несчастных случаев, профессиональных заболеваний и отравлений

- Книги, журналы регистрации несчастных случаев

 

7.Кадровое обеспечение

- Записки о приеме, перемещении, увольнении, приказы по личному составу

- Договоры, контракты, соглашения с работниками

- Личные дела, личные карточки сотрудников

- Годовые отчеты по кадрам

- Книги (журналы), карточки учета приема, перемещения, увольнения работников

- Списки: штатно-списочный состав работников предприятия

- Документы (списки награжденных, преставления, ходатайства, переписка) о награждении работников государственными наградами 

 

8.Жилищно-бытовые вопросы

- Документы (сведения, справки, переписка) об аренде и покупке жилых помещений для сотрудников организации

 

Перечень документов,

подтверждающих льготный стаж работников предприятия

 

статьи по перечню

Вид документа

Срок хранения

570а

 

Перечень профессий организации

Постоянно

573

 

Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий

Постоянно

576

 

Коллективный договор

Постоянно

588а

 

Типовые нормативы по труду, разработанные в организации

Постоянно

591а

 

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки, разработанные в организации

Постоянно

593

 

Тарификационные ведомости

75 лет

611а

 

Перечень работ с вредными или опасными условиями труда на предприятии

Постоянно

612а

 

Перечень профессий с вредными условиями труда

Постоянно

613

 

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

75 лет

615

 

Табели и наряды работников вредных профессий

75 лет

656

 

Личные дела работников

75 лет

657

 

Трудовые договоры, контракты, соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 лет

658

 

Личные карточки работников ф.Т-2

 

75 лет

695

 

Книги, журналы, карточки учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 лет

905

 

Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование сотрудников

75 лет ЭПК

 

Рекомендации по систематизации документов в описи

 

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве организации.

Описи дел являются первичным учетным документом для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет дел достигается составлением итоговой записи к описям.

 

На документы одного учреждения составляется опись в трех экземплярах, состоящая из годовых разделов. В каждом годовом разделе продолжается нумерация дел предыдущего раздела. Заголовки дел в годовом разделе описи систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

- Приказы (распоряжения) по личному составу

- Книги учета приема и увольнения работников

- Алфавитная книга (списки) учета работников

- Личные дела работников предприятия

- Личные карточки ф.Т-2 работников предприятия

- Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам предприятия

- Лицевые счета работников предприятия

- Индивидуальные сведения

 

В отдельную опись:

- Акты о несчастных случаях

- Журнал регистрации несчастных случаев

- Невостребованные трудовые книжки

 

Личные дела, личные карточки вносятся в опись по году увольнения лица, на которое заведено дело или карточка, и систематизируются по алфавиту.

Лицевые счета работников формируются в алфавитном порядке за один год.


Безопасные дороги
Открытые данные и обратная связь о ситуации на дорогах
Финансовая культура
Сайт Fincult.info создан Центральным банком Российской Федерации. Его цель — формирование финансовой культуры.
Правительство Свердловской области
Официальный сайт
Портал "Открытое правительство в Свердловской области"
официальный сайт
Оценить эффективность деятельности руководителей органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий и учреждений
социальные опросы
Фонд поддержки предпринимательства Свердловской области
Виды поддержки
ОФИЦИАЛЬНЫЙ САЙТ для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях
Результаты независимой оценки
Инвестиционный портал СО
вопросы инвестиционной деятельности
Портал малого и среднего предпринимательства
официальный сайт
Доступная среда Свердловской области
Автоматизированная информационная система
Публичные консультации в рамках ОВР
Административная реформа в Свердловской области
Полевская городская территориальная избирательная комиссия
Официальный сайт
Защита прав потребителей Свердловской области
Сайт содержит базу данных результатов проведенных проверок, на предмет нарушения прав потребителя, а также обеспечивает возможность оперативного поиска необходимой информации по заданным параметрам (по объектам, организациям, производителям).
Проект ОБЩЕРОССИЙСКОГО НАРОДНОГО ФРОНТА
Укажи дорогу для ремонта
ЭКСПО-2025
Официальный сайт
"Бесплатная юридическая помощь"
Официальный сайт Департамента по обеспечению деятельности мировых судей Свердловской области
Юридические клиники
Официальный сайт Центра развития юридических клиник
В личном кабинете вы можете подать заявку на технологическое присоединение к сетям АО "Облкоммунэнерго"
АО "Облкоммунэнерго" принимает заявки на технологическое присоединение к электросетям через интернет. Удаленная подача заявки через "Личный кабинет" доступна всем клиентам с максимальной мощностью присоединяемых объектов до 150 кВт и классом напряжения до ЮкВ.
Государственное автономное учреждение Свердловской области "Областной центр развития трудовых ресурсов и социально-трудовых отношений"
Официальный сайт
Личный кабинет — ОАО МРСК Урала
В данном разделе для Вас функционирует новый on-line Сервис "Личный кабинет клиента". Он представлен по двум ключевым функциональным блокам деятельности ОАО "МРСК Урала" — технологическое присоединение и передача электрической энергии.
Малый бизнес. Сплошное наблюдение 2016
Свердловскстат в 2016 году проводит Сплошное федеральное статистическое наблюдение за деятельностью субъектов малого и среднего предпринимательства за 2015 год.
Портал госзакупок
официальный сайт госзакупок
Официальный сайт Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов
Официальный сайт
Электронный информационно-образовательный комплекс свердловской области
Официальный сайт
Корпорация МСП
Официальный сайт
Формируем Инвестиционную стратегию Свердловской области — 2030
Cпециализированный портал "Формируем Инвестиционную стратегию Свердловской области — 2030"
Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков
официальный сайт
Урал без наркотиков
Официальный сайт
Работа в России
Общероссийская база вакансий
Свердловский областной центр по профилактике и борьбы со СПИД
Чтобы жить
 
 
Закрыть слой Закрыть

Полная карта органов власти Свердловской области