Главная → Список статей → Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел

Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел

Актуально

От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

- архивные документы федеральных органов государственной власти, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения - 15 лет;

- архивные документы органов государственной власти Свердловской области, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения - 10 лет;

- архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского подчинения - 5 лет;

- кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления;

- фотодокументы - 3 года.

В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется решением ЭПК Управления архивами Свердловской области.

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается Главой Полевского городского округа по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архивные документы принимаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния и проверка комплектности учетных документов.

Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в архивный отдел по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК Управления архивами Свердловской области по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

Примерный перечень документов,

подлежащих передаче в архив при ликвидации предприятия

1.Распорядительная деятельность

1.1.Руководство

- Решения общих собраний трудового коллектива, акционеров, совета директоров

- Приказы, распоряжения директора по основной деятельности

1.2. Организация управления

- Устав, изменения и дополнения к нему

- Учредительный договор, изменения и дополнения к нему

- Свидетельство о регистрации организации

- Лицензии, квоты

- Штатное расписание

- Акт о ликвидации организации

- Приемо-сдаточные, передаточные акты

- Документы (обзоры, исторические справки, газетные и журнальные статьи, заметки и др.) по истории организации

- Положения о распределении акций, о долевой собственности

- Реестр акционеров, список пайщиков

- Лицевые счета, карточки акционеров, свидетельства о внесении паев, листы-подтверждения о доле в стоимости имущества товарищества

- Журнал учета акционеров

- Дело приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы, устав, план, баланс, акты, свидетельства, реестр, список акционеров, проспект эмиссий и др.)

2.Правовое обеспечение деятельности

- Копии нотариальных документов (о правах собственности)

3.Учет – отчетность

- Годовой бухгалтерский отчет предприятия

- Лицевые счета работников

4.Трудовые отношения

- Годовые отчеты: по труду, о численности работников, их трудоустройстве, перемещении

- Организация труда

- Положение об организации труда, разработанное организацией

- Перечни профессий, применяемые в организации

- Коллективный договор

5.Нормирование труда, тарификация, оплата труда